De bestuursleden zijn collectief verantwoordelijk voor het besturen van de Vennootschap, de algemene gang van zaken van de onderneming van de Vennootschap alsmede de gang van zaken binnen de met de Vennootschap verbonden groepsvennootschappen. Daarbij streven zij naar het creëren van aandeelhouderswaarde op de lange termijn.
De bestuursleden verdelen in onderling overleg de werkzaamheden, welke werkverdeling de voorafgaande goedkeuring behoeft van de RvC.
Ingeval van afwezigheid van een bestuurslid zullen zijn taken en bevoegdheden worden uitgeoefend door de andere leden van de RvB c.q. een door de RvB aangewezen lid met - ingeval van langdurige afwezigheid - kennisgeving daarvan aan de RvC.
Ieder bestuurslid is gehouden regelmatig te rapporteren aan de RvB, op een zodanig wijze dat een behoorlijk inzicht wordt verkregen in de uitvoering van zijn taken, zulks mede gezien de collectieve verantwoordelijkheid van de RvB.
Ieder bestuurslid is bevoegd zich door andere bestuursleden, alsmede personeelsleden, te laten informeren over zaken en onderwerpen waaromtrent hij informatie nuttig of gewenst acht in het kader van zijn collectieve verantwoordelijkheid voor het besturen van de vennootschap.
Hij dient overleg te plegen met de andere bestuursleden, indien de invulling van zijn taak mede betrekking heeft op de invulling van de taak van die andere bestuursleden, dan wel het belang van het onderwerp overleg met zijn medebestuurders vereist. Hieronder vallen in ieder geval de handelingen bedoeld in art. 2 lid 5 tweede zin van dit Reglement.
Ieder bestuurslid kan de vennootschap vertegenwoordigen. Echter een akkoordverklaring van een medelid van de RvB is vereist voor het verbinden van de Vennootschap of het doen tenietgaan van rechten van de vennootschap, indien dergelijke handelingen een belang van EUR 2,5 miljoen te boven gaan. Een dergelijke akkoordverklaring kan blijken uit notulen van vergaderingen van de RvB c.q. een uittreksel daaruit. Ter zake van bank- en/of girovolmachten hanteert de vennootschap een twee handtekeningensysteem met twee categorieën functionarissen waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen betalingsopdrachten en het aangaan van overeenkomsten met deze instellingen.
De RvB richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de Vennootschap en de met haar verbonden onderneming en de RvB weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de bij de Vennootschap betrokkenen (waaronder de aandeelhouders) af. De RvB is zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn functioneren.
Tot de taak van de RvB wordt onder meer gerekend:
a) het van tijd tot tijd verifiëren en eventueel aanpassen van de doelstellingen van de vennootschap;
b) de realisatie van de doelstellingen van de Vennootschap;
c) het bepalen van de strategie en het beleid die moeten leiden tot realisatie van de doelstellingen;
d) de algemene gang van zaken binnen de Vennootschap en de resultaten van de Vennootschap;
e) de financiering van de Vennootschap;
f) de inventarisatie en het management van de risico's verbonden aan de ondernemingsactiviteiten;
g) het streven naar voortgaande verbetering van de prestaties op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu;
h) het zorgen voor goed werkende interne risicobeheersings- en controlesystemen waaromtrent tevens wordt gerapporteerd in het jaarverslag;
i) het verzorgen en voorbereiden van het financiële verslaggevings-proces;
j) de naleving van de wet -en regelgeving;
k) het naleven en handhaven van de corporate governance structuur van de Vennootschap;
l) het openbaar maken, onder meer via het jaarverslag en op de website van de Vennootschap, van de corporate governance structuur van de Vennootschap alsmede de overige informatie waarvan de Code dat vereist;
m) het opmaken van de jaarrekening alsmede het opstellen van de jaarlijkse begroting en belangrijke kapitaalinvesteringen van de Vennootschap;
n) het adviseren bij de voordracht van de externe accountant van de Vennootschap.
Als instrumenten van de interne risicobeheersings- en controlesystemen hanteert de vennootschap in ieder geval:
a) risicoanalyses van de operationele en financiële doelstellingen van de Vennootschap;
b) een gedragscode die in ieder geval op de website van de vennootschap wordt geplaatst;
c) handleidingen voor de inrichting van de financiële verslaggeving en de voor de opstelling daarvan te volgen procedures;
d) een systeem van monitoring en rapportering.
Ieder jaar wordt door de RvB de strategie voor de Vennootschap en de groepsmaatschappijen opnieuw vastgesteld. Voorts wordt ieder jaar het operationele - en investeringsbudget voor het eerstvolgende jaar vastgesteld. Beide beleidsplannen worden vastgesteld onder goedkeuring van de RvC van de Vennootschap.
De RvB is onder toezicht van de RvC verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij de RvB bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de externe financiële verslaggeving wordt gewaarborgd. Daartoe zorgt de RvB ervoor dat de financiële informatie uit groepsmaatschappijen, rechtstreeks aan hem wordt gerapporteerd, en dat de integriteit van de informatie niet wordt aangetast.
De RvB voegt jaarlijks aan de jaarrekening een verslag over zijn functioneren en werkzaamheden toe. Het jaarverslag bevat in ieder geval de informatie welke de wet voorschrijft alsmede de informatie waarvan de Code vermelding in het jaarverslag vereist.