Vopak’s betrouwbare financiële verslaggeving is het resultaat van betrouwbare systemen, heldere procedures, interne controles, analyses en functiescheiding die door integere vakmensen worden toegepast. Een en ander wordt gecompleteerd door een passende auditinspanning.
De opvolging van bevindingen uit interne en externe audits wordt per kwartaal besproken met terminalen divisiemanagement.

Vopak besteedt veel aandacht aan al deze aspecten en het continue doorvoeren van verbeteringen middels het Maturity Profile programma. Een aantal belangrijke voorbeelden van aandachtspunten en acties binnen dit programma worden hierna uitgewerkt.

Onze rapportagestructuur kenmerkt zich door een strak en helder gedefinieerd proces met frequent overleg tussen de verschillende managementniveaus. De cyclus bestaat uit een korte rapportage direct na het einde van de maand, een reguliere maanden kwartaalrapportage en uiteraard de jaarafsluiting. Daarbij worden onder andere behaalde resultaten vergeleken met overeengekomen planning en budget. Deze rapportages en ook de bespreking daarvan beperken zich niet alleen tot financiële resultaten, maar omvatten ook operationele,  personele  en  commerciële  Key  Performance Indicators.  Waar  mogelijk  participeren  joint  ventures  en geassocieerde  ondernemingen  in  deze  cyclus,  waarbij  in ieder geval de Vopak vertegenwoordiger in een orgaan van de deelneming en in zijn toezichthoudende rol veel aandacht besteedt aan diezelfde aspecten.

Vopak heeft een efficiënte interne controlestructuur doordat een aantal controles geautomatiseerd wordt uitgevoerd. Dit vermindert de kans op afwijkingen en fouten. Een specifieke groep financiële vertegenwoordigers van het hoofdkantoor en alle divisies draagt zorg voor een continu proces en optimalisatie van de interne controlemaatregelen.
De kennis van IFRS is breed getest bij de relevante medewerkers op alle terminals en waar deze kennis kan verbeteren, worden  deze  medewerkers  begeleid  en  zijn  aanvullende opleidingsprogramma’s georganiseerd. In 2008 wordt dit programma voortgezet.

Jaarlijks beoordelen terminalen divisiemanagement de opzet en de effectiviteit van hun risicomanagement en interne controle systeem. De ‘Control Risk Self Assessment’ questionnaire die in dit verband gebruikt wordt, is tevens een belangrijk hulpmiddel bij de interne ‘Letter of Representation’. De uitkomsten van de questionnaires en de ‘Letter of Representation’  worden  besproken  met  de  Raad  van Bestuur. Eventuele actieplannen worden besproken via de reguliere planningen controlcyclus opgevolgd en bij internal audits beoordeeld.